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Die erste Woche - Alle im Homeoffice

 Home Office Arbeitsplatz mit Laptop, Handy & Notizbuch

Als am dritten März Wochenende die Zahl der Corona-Infizierten in Deutschland rasant anstieg, haben wir uns kurzerhand entschlossen, alle Mitarbeiter*innen in´s Home Office zu schicken. Zu diesem Zeitpunkt eine “reine Vorsichtsmaßnahme”.

Der Umzug vor dem Umzug

Für eine Marken- und Digitalagentur denken Sie vielleicht, wäre das vollkommen easy und stressfrei. Um ehrlich zu sein – nicht ganz! Wir bieten erst seit Januar 2020 die Möglichkeit Home Office an. Ich persönlich (Matthias Grath) habe durchaus Vorbehalte gegen das Thema Home Office. Vielleicht liegt es auch daran, dass wir zum 01.08.2020 in neue Büroräume umziehen und unseren Mitarbeitern eine schöne Arbeitsumgebung bieten wollen. Da sieht man es als Chef nicht gerne, wenn die Leute daheim sein wollen :) Nichts desto trotz haben wir am 16.03.2020 alle in Ihre privaten vier Wände geschickt. Der Umzug vor dem Umzug!

Home Office – erste Erfahrungen unter "normalen" Bedingungen

Wie bereits erwähnt. Seit Januar bieten wir Home Office an. Es sind nur ein paar Mitarbeiter, die es nutzen. Die Technik wird seit Januar sukzessive umgestellt – es gibt viel zu beachten. Hardware, Telefonanlage, Erreichbarkeit, Zeiten, usw.. Bisher haben wir uns gegen die Einführung einer sogenannten IP Telefonanlage oder auch Cloud Telefonanlage gewehrt. Warum?

“Hattet ihr da nicht Bock drauf als Digital Natives?”

Doch klar! Aber die Erfahrungen in Telefonaten mit Kunden waren sehr negativ. Verbindungsabbrüche, schlechte Sprachqualität, usw.. Eine banale Gewohnheit wie das Telefonieren wird zum Nervfaktor. Also lieber mal warten. Hat sich bei IT Themen ja hier und da schon als kluge Strategie bewährt.

Dennoch lief es gut. Die Mitarbeiter waren im Home Office – maximal zwei Tage pro Monat – und alle waren zufrieden..

Dann kam die Corona-Krise

Am Montag den 16.03. haben wir alle Mitarbeiter*innen über den Plan informiert, sie ins Home Office zu schicken. Eine Cloud Telefonanlage wurde bereits seit 3 Wochen im Test betrieben. Aber die Erfahrungen waren noch nicht umfangreich. Egal – jetzt müssen alle zu ihrem eigenen Schutz raus! Gesagt getan – am Montag Abend 18:30 Uhr waren alle aus dem Büro und hatten die entsprechende Hardware dabei. An dieser Stelle möchte ich allen unseren Mitarbeitern herzlich danken! Ihr habt uns super unterstützt!

Der erste Tag

Ich gebe es zu – ich war der einzige der noch in unser Büro gefahren ist. Irgendjemand muss doch vor Ort sein, oder? Der Tag beginnt und es wird spannend. Bekommen alle Ihre PCs, Laptops, Mac´s in das WLAN? Laufen die Internetverbindungen? Wie wird das Telefonieren klappen? Kommen alle in die Projektsoftware? Kurz - Sind wir in der Lage produktiv zu arbeiten? Die Antwort: Ja sind wir, zwar mit kleinen Problemen, aber produktiv. Wir hatten es geschafft innerhalb eines Tages alle aus dem Büro zu bekommen. Und noch viel Wichtiger – Wir waren weiterhin für unsere Kunden da! Alles wie gewohnt.

Der Rest der Woche

Der Rest der Woche lief super. Alle kommen mit der neuen Situation super klar. Slack – unser Collaboration Tool – rennt. Die Kundenprojekte laufen. Kunden werden bedient. Probleme werden gelöst. Alles gut. Spannend wurde es nochmal, als wir mit 17 Mitarbeitern eine Telefonkonferenz mit der neuen Cloud Telefonanlage einberufen haben. Die wichtigsten "Learnings" möchte ich direkt in Form von Ratschlägen an Sie weitergeben.

Tipps für Web-Konferenzen:

  • Sie brauchen EINEN Moderator, alle Mikrofone sollten auf "Stumm" sein - bis auf Ihres
  • "Sprechwünsche" sollten im Chat oder per Handzeichen gegeben werden und der Moderator schaltet die Mikrofone einzeln zu und ab
  • Die Webcams sollten qualitativ hochwertig sein
  • Die Teilnehmer sollten eine stabile, schnelle Internetleitung haben. Sollte das nicht bei allen der Fall sein, versuchen sie Kameras abzuschalten und sich auf Audioteilnahme zu beschränken. So verringern Sie den Daten-Traffic
  • Prüfen Sie zudem in den Einstellungen, ob Sie die Bild- & Tonqualität zugunsten des Datenvolumens nach unten korrigieren können, ohne zu große Einbußen hinnehmen zu müssen

Es bedarf etwas Disziplin um eine Meute digitaler Nerds im Zaum zu halten. Zumal die Software neu war für alle. Es wurde jeder Knopf gedrückt und alle Hebel bewegt :) Ich kam erst im Nachhinein darauf, wie ich die Spielkinder im Zaum hätte halten können. Aber wir werden wohl noch einige Gelegenheiten zum Testen bekommen.

Wie empfinden eigentlich unsere Mitarbeiter die Situation?

"Meine Frau und ich sitzen nebeneinander und passen immer wieder ab, wer wann mit seinen Kollegen telefonieren 'darf' " - Oliver

Andreas entdeckt unter anderem die Bedeutung von Selbstdisziplin (nicht nur durch die Nähe zum Kühlschrank):
"HomeOffice ist, neben den technischen Voraussetzungen, auch mit einer gehörigen Portion Selbstdisziplin verbunden: Nicht im Schlafanzug vor dem Laptop sitzen (es könnte sein, dass eine spontane Videokonferenz stattfindet), Selbstorganisation (Dein bester Freund ist der Terminkalender) und ein digital-soziales Miteinander muss mehr gepflegt werden denn je. UND: Finger weg vom Kühlschrank! HomeOffice spielt gerade in so unsicheren Zeiten von COVID-19, wo auch Schüler am Schulleben nur per elektronische Kommunikationsnetzen teilnehmen können, seine Stärke aus. In diesem Fall ist HomeOffice sinnvoll und auch (branchenspezifisch) unabdingbar. Vielleicht erleben wir gerade einen ersten Testlauf für die 'Arbeit von Morgen' "

Nadine berichtet derweil von einem Nachteil - und zwar "sind die Nachbarn ebenfalls zu Hause" und haben neben einem Betonmischer zu Renovierungszwecken auch das Motorrad bereit für den Sommer gemacht und dabei "ausgiebig getestet".

Alles in allem arrangiert sich jedoch jeder hervorragend mit den Gegebenheiten und es zeigt sich, dass der Medienpalast zusammenhält.
"Das lässt sich neben dem Einsatz, den jeder bringt auch durch einzelne Telefonate mit Kollegen*innen feststellen. Darauf können wir stolz sein." - Thomas 

Wie geht es weiter?

Neben vielen weiteren Themen rund um COVID-19, denken wir natürlich auch an die nächsten Wochen mit Home Office. Denn sind wir ehrlich. Es ist ein ganz großer Unterschied, ob hier und da mal einer im Home Office ist oder ob die ganze Mannschaft für mehrere Tage bzw. eigenständig von zu Hause aus arbeitet. Bleibt die Motivation so hoch? Laufen die Projekte effizient? Wie machen wir Meetings – intern wie extern? Haben wir Themen übersehen, die erst mittelfristig auftauchen?

Einige Fragen, auf die ich aktuell noch keine Antwort habe. Aber wir werden hier in unserem Blog weiter darüber informieren.

Bleiben Sie gesund und bleiben Sie uns treu! Wir bleiben “InTouch” – am besten Digital :)

Ihr

Matthias Grath

Wir freuen uns über jeden geteilten Blogbeitrag!

Matthias Grath
Geschäftsführer