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Tipps für den Umgang mit Google Zugängen in Ihrem Unternehmen

Header des Blogartikel richtiger Umgang mit Google Zugängen

Es gibt kaum ein Unternehmen, das für seine Marketingaktivitäten kein Google Produkt nutzt. Hier eine Übersicht der bekanntesten:

  • Google Maps
  • Google Ads
  • Google Analytics
  • YouTube
  • Google Search Console
  • etc.

In der Praxis sehen wir immer wieder, dass die Zugänge zu diesen wichtigen Softwareplattformen in Unternehmen falsch bzw. nicht geregelt sind. Damit gehen zum Teil große Probleme einher. Ein*e Mitarbeiter*in verlässt das Unternehmen und mit der Person geht auch der Zugang zu wichtigen Softwareprodukten wie z. B. Google Maps oder Google Ads. Damit haben Sie sich sprichwörtlich "ausgesperrt". Oder ein Unternehmen gibt Benutzername und Passwort des internen Zugangs an externe Dienstleister heraus. Dies ist auch unter Datenschutz-Gesichtspunkten ein grober Fehler.

Daher empfehlen wir:

  1. Legen Sie EINEN zentralen Google Account für Ihr Unternehmen an.
  2. Geben Sie diesen niemals an externe Dienstleister oder interne Mitarbeiter raus.
  3. Nutzen Sie das ausgeklügelte Rechtesystem von Google, um internen Mitarbeiter*innen und externen Dienstleistern die richtigen Rechte freizuschalten.

Ein zentraler Google Account für Ihr Unternehmen

Im ersten Schritt legen Sie einen zentralen Google Account für Ihr Unternehmen an. Ein Google Account besteht aus einer E-Mail-Adresse und einem Passwort. Dieser ist zunächst vollkommen unabhängig von der Nutzung eines Google Produktes. Er ist quasi wie ein Schlüssel, der für alle Google Softwareprodukte passt.

  • Entweder mit der E-Mail-Adresse: info@ihredomain.de
  • Alternativ, wenn Sie Inhaber*in bzw. Geschäftsführer*in sind, können Sie auch einen Google Account auf Ihre persönliche E-Mail-Adresse anlegen ihrname@ihrunternehmen.de

Beachten Sie bitte, dass Bestätigungs- und Infomails an die von Ihnen angelegte E-Mail-Adresse geschickt werden. Sie sollten also darauf achten, dass Sie diese E-Mails direkt empfangen. Dies ist insbesondere zu beachten, wenn die info@ihreunternehmen.de gar nicht von Ihnen, sondern von einem Sekretariat gelesen werden. In diesem Fall empfehlen wir den Account auf ihrname@ihrunternehmen.de anzulegen.

Mit diesem Link können Sie Ihren Google Account anlegen: https://myaccount.google.com/

Wie funktioniert die Zugangsstruktur bei Google?

Wichtig zu wissen ist, dass Sie sich nur einen Google Account (Schlüssel) für Ihr Unternehmen anlegen müssen und mit diesem Zugriff zu allen Produkten des Google Software Portfolios haben. Innerhalb der Google Softwareprodukte können Sie weitere Google Accounts von internen Mitarbeiter*innen und externen Dienstleistern freischalten.

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Die Nutzung von Google Produkten

Es gibt mittlerweile sehr viele Google Produkte. Wir gehen hier beispielhaft auf zwei der wichtigsten und bekanntesten ein: Google Analytics und Google Ads.

Google Analytics

Mit diesem Link gelangen Sie zu Google Analytics: https://analytics.google.com/. Sie haben sich bereits einen Google Account angelegt? Prima! Dann können Sie sich direkt mit Ihren Daten einloggen und Google Analytics nutzen. 

Nach dem Login klicken Sie links unten auf "Verwaltung" und dann in der linken der drei Spalten auf "Konto - Nutzerverwaltung". Rechts oben mit dem blauen Pluszeichen können Sie weitere Benutzer hinzufügen.

Google Analytics Oberfläche Verwaltung
Google Analytics Oberfläche Nutzerverwaltung
Google Analytics Oberfläche Kontoberechtigung

Google Ads

Bei Google Ads gibt es eine Besonderheit. Zumindest wenn Sie mit zertifizierten Google Partneragenturen wie dem Medienpalast zusammenarbeiten. Mit diesem Link gelangen Sie zu Google Ads: https://ads.google.com/. Das Google Ads Konto hat eine eindeutige Kundennummer (XXX-XXX-XXXX). Die Vorgehensweise ist wie folgt:

  1. Die Google Ads Kundennummer senden Sie Ihrer Google Ads Agentur.
  2. Diese fügt Ihre Kundennummer in das sogenannte MCC "My Client Center" ein. 

Sie erhalten eine E-Mail, in der Sie auf die Anforderung eines Zugangs aufmerksam gemacht werden. Diese enthält einen Link. Wenn Sie die Agentur freischalten wollen, klicken Sie diesen an und folgen den Anweisungen.

Vorsicht!

Wenn Sie mit keiner Agentur in Kontakt stehen bzgl. des Google Ads Kontos, ignorieren Sie die E-Mail und schalten das Konto nicht frei!

Mitarbeiter*innen und externe Dienstleister für Google Produkte freischalten

Im zweiten Schritt können Sie interne Mitarbeiter*innen und externe Dienstleister für die einzelnen Google Produkte freischalten.

Ihre Mitarbeiter*innen sollten sich einen eigenen Google Account anlegen. Dieser lautet dann auf die jeweilige E-Mail-Adresse des/der Mitarbeiters*in und einem Passwort, welches die Mitarbeiter*innen selber vergeben.

Mit diesem Link können Sie Ihren Google Account anlegen: https://myaccount.google.com/

Die empfohlene Rechtevergabe

Der Google Account info@ihredomain.de – bzw. der Account des Inhabers*in/Geschäftsführers*in – sollte immer Administrator in den Google Softwareprodukten sein. Ihre Mitarbeiter*innen können Sie über die Benutzerverwaltung für die Nutzung der jeweiligen Anwendungen freischalten. Welche Freigabeebene Sie hier freischalten können und wollen, entscheiden Sie in der jeweiligen Benutzerverwaltung. Die zur Verfügung stehenden Freigabeebenen unterscheiden sich von Google Software zu Google Software.

Bitte beachten Sie: Ihre Mitarbeiter*innen können diesen Account "mitnehmen". Sprich, sollte jemand Ihr Unternehmen verlassen, nimmt die Person den Account mit und hätte so weiterhin Zugriff darauf! Wir empfehlen Ihnen in diesem Fall, die jeweilige Person in der Benutzerverwaltung des von Ihnen genutzten Google Softwareprodukts zu deaktivieren.

Zusammenarbeit mit dem Medienpalast

Für die gemeinsame Nutzung der Google Softwareprodukte mit dem Medienpalast, haben wir eine interne datenschutzkonforme Richtlinie erstellt. Unsere Kunden erhalten Zugriff auf diese und haben somit immer den optimalen Überblick.

Was tun, wenn das Chaos schon entstanden ist?

Selten fangen Unternehmen mit den Google Zugängen auf der grünen Wiese an. Daher ist oftmals schon eine Rechtestruktur (gut oder schlecht) entstanden. Gerne helfen wir Ihnen, dass bestehende System zu prüfen und zu optimieren. Es lohnt sich!

Jetzt Kontakt aufnehmen!

 

 

Hinweis:
Google™, Google Ads™, Google Tag Manager™, Google My Business™, Google Search Console™, Google Analytics™, YouTube™ und ihre Logos sind Marken von Google, Inc. in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern.

 

Wir freuen uns über jeden geteilten Blogbeitrag!

Matthias Grath
Geschäftsführer