Regelmäßige Sanktionslistenprüfung der CRM Daten

Unternehmen, die international agieren oder Daten von externen Kontakten verarbeiten, stehen in der Pflicht: Sie müssen sicherstellen, dass keine Geschäftsbeziehungen zu Personen oder Organisationen bestehen, die auf Sanktions- oder Anti-Terrorlisten geführt werden. Grundlage dafür sind u. a. europäische Anti-Terror-Verordnungen, das Außenwirtschaftsgesetz oder auch Vorgaben aus den USA wie die OFAC-Liste.

Die Realität in vielen Unternehmen sieht jedoch so aus: Jede neue Kontaktanfrage, jede Newsletter-Anmeldung, jede Event-Registrierung müsste manuell überprüft und dokumentiert werden – ebenso wie der komplette Bestandskundenstamm in regelmäßigen Abständen. Das bedeutet nicht nur immensen Zeitaufwand, sondern auch potenzielle Fehlerquellen.

Die aus dem Use-Case "Sanktionslisten und Anti-Terrorlisten-Prüfung" bereitgestellten Daten müssen systematisch in das bestehende CRM-System überführt werden, um eine konsistente und zentrale Datenhaltung sicherzustellen und der Dokumentationspflicht zu genügen.

Existiert das geprüfte Unternehmen im CRM noch nicht, wird es automatisch als neuer Datensatz angelegt, und sämtliche relevanten Prüf-Informationen werden dem Datensatz zugeordnet. Gleiches gilt für die zugehörige natürliche Person: Auch sie wird – falls noch nicht vorhanden – als eigenständiger Kontakt erfasst und dem entsprechenden Unternehmen zugewiesen.

Sollten Unternehmen oder Person bereits im CRM vorhanden sein, erfolgt eine Datenanreicherung bestehender Datensätze. Dabei werden ausschließlich fehlende oder bisher nicht gespeicherte Informationen ergänzt, um Dubletten und Redundanzen zu vermeiden.

Zusätzlich werden Newsletter-Anmeldungen sowie Anmeldungen zu Webinaren oder Veranstaltungen gesondert behandelt: Diese fließen automatisiert in spezifische Verteilerlisten oder Merkmalsgruppen innerhalb des CRM-Systems ein, wo sie dauerhaft gespeichert und für gezielte Kommunikation oder Segmentierung verwendet werden können.

Darüber hinaus müssen Bestandskunden zu denen laufende Geschäftsbeziehungen bestehen regelmäßig zu festgelegten Zeitpunkten geprüft werden. Zudem muss jede Prüfung dokumentiert werden.

Die Middleware „Medienpalast Connect“ ist nahtlos über eine API-Schnittstelle mit dem CRM-System des Kunden verbunden. Diese direkte Anbindung ermöglicht einen automatisierten, bidirektionalen Datenaustausch zwischen CRM, Middleware und der angebundenen Sanktionsprüfsoftware.

In regelmäßigen Intervallen ruft die Middleware Bestandskundendaten aus dem CRM ab, um diese einer erneuten Sanktionsprüfung zu unterziehen. Dabei wird im CRM automatisch vermerkt, wann die letzte Prüfung durchgeführt wurde – so ist sichergestellt, dass alle relevanten Datensätze im vorgesehenen Rhythmus kontrolliert werden.

Für jede einzelne Prüfung – sowohl bei Personen als auch bei Unternehmen – wird ein Prüfprotokoll als PDF generiert. Dieses Dokument enthält die relevanten Angaben aus der Sanktionsprüfsoftware sowie die geprüften Stammdaten aus dem CRM. Das PDF wird automatisch dem jeweiligen Kundendatensatz im CRM zugeordnet und dort archiviert.

Zusätzlich wird jeder Prüfvorgang als Aktivität im CRM erfasst – so entsteht eine lückenlose Historie aller durchgeführten Prüfungen direkt im Kundendatensatz, inklusive Zeitstempel und Verarbeitungsstatus.

Die gesamte Steuerung der Logik und Prüfintervalle erfolgt zentral über die Middleware. Dort wird geregelt, welche Daten wann geprüft werden, wie die Statusmeldungen verarbeitet werden und welche Informationen in welche Systeme zurückfließen. Der Prozess ist somit vollständig automatisiert und revisionssicher abgebildet – ohne manuelle Zwischenschritte.