Terminplanung und Buchung per Chat
Termine automatisch finden, vorschlagen, buchen und per Mail bestätigen
Kontakt aufnehmen
Termine mit KI automatisieren
Chat-basierte Terminbuchung
Die Koordination von Terminen zwischen Kunden und Mitarbeitern kostet Zeit. Oft geht es hin und her, bis ein passender Termin gefunden ist. Ein Chatbot übernimmt diese Aufgabe: Er fragt nach dem Anliegen, greift auf die Kalender der zuständigen Personen zu und schlägt freie Zeitfenster vor. Nach Auswahl durch den Kunden wird der Termin gebucht und eine Bestätigung per E-Mail versendet.
Anforderungen
Der Bot muss Zugriff auf Kalender (z. B. Microsoft 365, Google Workspace) haben, Verfügbarkeiten abfragen und Termine eintragen können. Er soll verschiedene Zeitzonen berücksichtigen und optional auch virtuelle Meeting-Links generieren. Datenschutz und Sicherheit sind sicherzustellen, damit keine sensiblen Termindaten offengelegt werden. Die Zuordnung von Anfragen auf unterschiedliche Mitarbeiter muss möglich sein, je nach Inhalt der Anfrage, sodass kein “Weitergeben” von Anfragen nötig ist.
Lösung
Aus dem Kontext erschließt der Chatbot zunächst den zuständigen Mitarbeiter. Ist dies nicht eindeutig, wird ein zentral hinterlegter Mitarbeiter ausgewählt. Über eine Integration zu den Kalendersystemen liest der Bot entsprechend freie Slots aus.
Der Bot fragt den Kunden nach bevorzugten Zeiten und schlägt geeignete Zeitfenster vor, alternativ übermittelt der Kunde bereits einen Wunschtermin, sodass der Bot einen freien Mitarbeiter finden kann. Sobald der Kunde akzeptiert, wird der Termin im Kalender des zuständigen Mitarbeitenden eingetragen und der Kunde erhält automatisch die Bestätigung sowie einen Kalendereintrag.
Das System kümmert sich zudem um Erinnerungen, wodurch keine Termine verloren gehen. Das Service-Team wird dadurch in der Terminfindung deutlich entlastet.
